Programme de formation
Le Métier de SECRETARIAT et d’ASSISTANACE DE DIRECTION, constituent de nos jours l’une des pièces maîtresse du succès en entreprise tant par sa vocation première qui est celle de véhiculer une bonne image de l’entité à travers des qualités humaines et professionnels. C’est un métier central dans la vie d’une entreprise, il est le point de passage du seuil de la porte d’entrée au reste des services de l’administration. Il met en valeur la relation client et la qualité du service fourni, le rôle qui lui est dévolu fait de ce métier un interlocuteur de premier plan.
Au terme de la formation, les participants (es) doivent être capables d’avoir :
Une notion d’entreprise et la procédure de création de celle-ci dans le cadre guinéen
Les types d’entreprise, les formes juridiques, la répartition sectorielle.
Le processus de création d’entreprise, connaitre les démarches et formalités jusqu’à l’opérationnalisation de l’entité.
Connaître et maitriser les documents administratifs
A savoir : les documents administratifs de constitution (D.A.C) & les documents administratifs de gestion (D.A.G)
La capacité d’assurer l’assistance d’une direction
Connaitre les défauts ; les qualités physiques, morales & intellectuelle pour mieux exercer le métier.
Avoir un langage professionnel
Le langage familier – le langage courant – le langage soutenu
Savoir garder la confidentialité d’un dossier physique et électronique (Cas pratique)
Procéder par le chiffrement électronique et la mise en place d’un cadre de mécanisme de sécurisation physique.
La gestion efficiente des rendez-vous et la planification des déplacements professionnels
Connaitre la technique de calcul de l’heure de départ via Google-Maps en fonction du : temps de trajet ; nombre de kilométrage ; de l’heure d’arriver.
Connaitre et maitriser la communication d’entreprise
La communication interne (La communication hiérarchique ; la communication ascendante ou salariale ; la communication transversale…)
La communication digitale ou des médias-sociaux
La maitrise du classement et de l’archivage pour secrétaire de direction
Méthodes : Identification & authentification des documents ; Stockage des archives ainsi constitués ; conservation & consultation des archives ; éliminer et archiver définitivement
La gestion des réunions de travail professionnel
La technique d’élaborant de l’ordre du jour, le compte rendu ou le procès-verbal
Accueillir la clientèle et assurer la communication téléphonique, physique et des médias-sociaux
Le traitement des réclamations et des objections ; comment assurer un bon conseil client en proposant des pistes de solution
La notion de management pour assistant (e) de direction
Connaitre les fonctions et les styles de management afin de facilité le travail de soutien à son supérieur
La technique de traitement, de rédaction et de gestion des courriers administratifs
La conception des papiers en-tête, la rédaction des correspondances et les notes de service.
- Prendre connaissance et savoir élaborer les documents comptables tels que : le bon de commande ; le bon de livraison ; la notion de devis ; l’inventaire, bon de sortie de caisse via Excel-Avancé.
- La création d’une base de donné de gestion de trésorerie via Excel Assurer les entrées et sorties de caisse, connaitre le solde progressif et aussi le solde disponible
Elaborer de façon pratique l’endossement et la remise de chèque
L’endossement au retrait et l’endossement a la remise sur chèque.
L’établissement synthèse d’une base de donné du calcul des impôts et de la cotisation sociale pour secrétaire comptable
Savoir élaborer de façon pratique les Etats de salaire de paiement des impôts et l’ordre de virement notamment : la RTS ; le VF ; la TA ou la CFPA ; 23% SSC ; CNSS 5% PO ; CNSS 18% PP
La notion du système de pointage et la création d’une base de donné de calcul des heures supplémentaires via Excel pour secrétaire standardiste
- Savoir projeter et animer une présentation de projet via Pawerpoint Création de diapositives, insertion de textes, transition de diaporama et animation des cadres de
Outils informatiques utilisés : Word ; PowerPoint ; Excel
Prérequis : Avoir un niveau en informatique ; disposer d’un ordinateur
Public cible : Secrétaire et assistant(es) de direction, secrétaire comptable, assistant(es) administratif (ves) etc…